Onlinewerkrooster | Succesvol klachten behandelen in 4 stappen

Succesvol klachten behandelen in 4 stappen

Het minst leuke deel van de job, in elke sector, maar vooral in de horeca. Het correct afhandelen en omgaan met klachten is even belangrijk als een tevreden gast. Geen enkele sector is zo afhankelijk van mond- aan -mond reclame of tegenwoordig negatieve reviews op social media. Wanneer je als horeca-ondernemer een klacht correct en professioneel kan behandelen zorgt ervoor dat dit laatste misschien wordt vermeden. Maar hoe ga je correct om met klachten? Wel dat lees je hier! 

 

1. Een klacht (h)erkennen

Zit de klant met een klacht, dan moet je hem natuurlijk op de eerste plaats deze laten melden aan de correcte persoon. De ober, de maître, de balie-medewerker, ... zij dienen op de eerste plaats te weten tot welk punt ze een klacht mogen behandelen. Diegene die de klacht te horen krijgt moet rekening houden met volgende puntjes:

  • Verplaats je in de situatie van de klant
  • Neem de klacht serieus en luister
  • Zoek de oorzaak van de klacht
  • Probeer een oplossing aan te bieden 

Er zijn ook altijd ongeschreven regels wanneer je naar de klacht van een klant aan het luisteren bent. Zo kan je hem best laten uitrazen. Vaak wil hij zijn verhaal kwijt, indien mogelijk kan je hem best even meenemen naar een aparte ruimte. Zo voorkom je een chaotische situatie in jouw zaak. Laat hem ook razen, probeer gewoon te knikken en kort "ja" te antwoorden, hiermee toon je dat je luistert en niet direct in de tegenaanval gaat. Daarna probeer je de klacht samen te vatten en natuurlijk moet je nagaan of de klacht gegrond is. Als laatste ga je op zoek naar een oplossing.

Het meest gevaarlijk zijn mensen die hun klachten niet durven uiten. De kans bestaat dat ze je toch een negatieve review gaan geven, of ze toch voor negatieve mond- aan - mondreclame zoeken. Probeer daarom altijd een open, afwachtende houding aan te nemen wanneer je negatieve feedback krijgt van mensen. 

2. Ongegronde klacht

De moeilijkste klacht om te behandelen ongetwijfeld, omdat een ongegronde klacht niet jouw fout is. Toch kan je de klant niet met een vervelend gevoel laten zitten. Je dient ook een ongegronde klacht te behandelen en een oplossing te zoeken. Het is enorm belangrijk dat je laat merken dat je tactvol blijft. Toon dat je luistert, je hoeft de persoon niet direct op zijn ongelijk te wijzen, vaak kan een luisterend oor al veel doen voor deze personen.


3. Wat als de klacht gegrond is?

Een klacht die wel gegrond is heeft meestal betrekking tot één van de volgende items:

  • Slechte service vb. Lang wachten, fouten op de rekening
  • Slecht eten/drinken vb. bedorven eten
  • Discriminatie vb. mensen de toegang weigeren 
  • Niet gevolgde afspraken vb. een prijsafspraak niet nakomen

Is de klant gegrond? Dan zoek je natuurlijk een oplossing samen met de ontevreden gast.


4. Hoe zoek je een goede oplossing 

Een goede oplossing is een compromis tussen jou en jouw klant. Het oplossen van een klacht mag nooit als doel hebben dat één van beide partijen er aan gaat verdienen. Een oplossing is iets tussen 2 partijen, luister dus naar het voorstel van jouw klant, maar je hoeft dit zeker niet te aanvaarden. Je mag zijn voorstel natuurlijk ook weigeren en een tegenvoorstel doen. 

Sommige klachten kunnen snel opgelost zijn zoals een koud gerecht of een slechte wijn. Wanneer het om een "service"-klacht gaat is het vaak moeilijker. Hoe los je een "onvriendelijke ober" op? Hou er steeds rekening mee dat je met excuses en een luisterend oor al heel ver geraakt. Daarnaast is het ook goedkoper dan gewoon  een gratis maaltijd ;-). 

Wil je meer lezen over klachten, dan kan je altijd terecht op de website van Horeca België Pro

Loading